Gestion de documents

Ce guide ne concerne que les clients en mode "Cloud" (hébergement en ligne) avec l'abonnement Documents

Ce module permet d’échanger tous type de documents (contrats, devis, certificats de conformité, fiches sanitaires…).

Il s’agit d’une offre qui doit être active pour y accéder, le donneur d’ordre qui souscrit l’offre aura la possibilité de paramétrer ses informations et créer des communications.

Quant au partenaire, il aura possibilité d’effectuer les actions autorisées sur les documents ou demandes qui lui seront transmis ainsi que paramétrer les contacts au sein de sa structure.

Configuration

Le donneur d’ordre accèdera aux items de configuration suivants :

• • Partenaires : Liste des partenaires que l’on a ajoutés
  • Documents : Liste des documents que l’on a définis
  • Process : Liste des processus d’échange définis
  • Filtres : Listes des filtres de tri définis

Remarques :

• • Possibilité de faire des filtres simples ou d’effectuer des recherches sur différents écrans :
  • Un traitement automatique existe pour que tous les jours, un email soit transmis aux personnes concernées avec la liste des tâches à faire dans les 7 jours à venir.

Quels sont les Partenaires

Les partenaires peuvent êtres créés manuellement mais aussi à partir d’une API.

Modification d’un partenaire (6)

(1) Pour modifier le contact (Code, Raison sociale et Société parente)

(2) Pour ajouter un service (achat, adv, backoffice…). Ceci afin de trier les contacts par service (option peu utilisée par le DO mais plus par le fournisseur). Un code doit être renseigné et il est possible de mettre un libellé dans différente langues.

(3) Permet d’ajouter les contacts

1. 1. Le mail est obligatoire, il doit être unique, c’est l’identifiant
   2. Téléphone : pas obligatoire mais il est important quand nous souhaitons faire de la signature électronique de document
      • Si le téléphone est renseigné, le code pour la signature sera transmis via message(sms), sinon il sera transmis par mail

Ajout d’un partenaire (9)

De la même façon que pour modifier un partenaire il faut tout d’abord saisir le code, la raison sociale et si on le souhaite, une société parente.

Quels sont les documents

A ce niveau, il est possible de créer les différents documents souhaités pour les échanges.

A noter que pour pouvoir créer un document il faut d’abord avoir une ou des rubriques créées.

Ajout d’une rubrique (11)

Les drapeaux permettent de mettre le libellé dans la langue attendue

Création d’un document

Quels sont les process

C’est à ce niveau que la description des processus d’échange de document sont décrits.

Un process est composé de plusieurs étapes qui doivent êtes définies. Un process peut avoir une ou plusieurs étapes (chaque « aller/retour » correspond à une étape).

Modifier un process

Un processus déjà défini présente la possibilité d’être modifié en cliquant sur le « Crayon » (5)

Voici les informations présentes sur chaque étape :

Ajouter un process

Les informations à renseigner sont les mêmes que pour modifier un process, il faut tout d’abord renseigner les informations Code et Libellé :

Et valider avant d’avoir accès à l’ajout d’étapes :

Quels sont les filtres possible (facultatif)

Les filtres permettent de définir une liste de valeur pour affiner les rechercher (7 maximum) au niveau des échanges.

Echanges

Cette liste présente tous les échanges entre un donneur d’ordre et ses fournisseurs.

Le filtre + permet de filtrer en utilisant les filtres qui peuvent être créés au préalable (voir chapitre associé) :

Détail de l’échange (Afficher avec la flèche 8)

Le détail d’un échange réalisé ou encore en cours peut être affiché :

Création d’un échange

L’accès à cette fenêtre se fait avec le bouton  :

Après l’envoi, on retrouve l’échange « à traiter » du côté du partenaire :

En cliquant sur , le formulaire suivant permet de répondre à l’échange :

Après validation l’échange s’affiche automatiquement :

Signature (E-Doc/E-Sign)

Au niveau de l’échange c’est en fonction du choix du document (rattachement à un process comprenant une étape de signature) qu’il y aura besoin de signer ou non celui-ci. Il faut bien faire attention à la partie contacts qui est impérative lors d’une étape de signature, car ce sont eux qui doivent signer le document.

(1) Icône visible uniquement lorsque l’utilisateur connecté est celui qui doit signer. Lorsque nous cliquons sur cette icone, la page sur laquelle le code d’authentification envoyé par SMS au numéro renseigné sur le compte de l’utilisateur s’ouvre pour le saisir :

Une fois le code saisi, le document à lire et à signer est présent :

L’appui sur le bouton « Lire et signer » permet d’accéder au document :

Il y a la possibilité de refuser ou d’accepter la signature.

Si accord : Le certificat s’affiche sur le document

Sinon en cas de refus :  L’échange est annulé.

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