[EDI EXPRESS] - Avis d'expédition

Ce guide ne concerne que les clients en mode "Cloud" (hébergement en ligne) avec l'abonnement EDI EXPRESS

AVIS D'EXPEDITION

Liste des avis d’expédition

Chaque commande reçue par un de vos partenaires, doit donner lieu à un avis d’expédition, qui doit être envoyé en EDI avant que votre marchandise ne soit effectivement reçue par votre client.

Tout comme les commandes, les avis d’expéditions sont générés sous forme de tableau, en indiquant les informations suivantes : Référence de BL (Bon de livraison), Référence de la commande, le partenaire « commandé à », le partenaire « commandé par », le partenaire « livré à », la date de la commande, l’état de traitement de l’avis d’expédition et la date de livraison.

Remarques :
Par défaut, les avis d’expédition s’affichent avec le filtre « Non traité ».
Si vous désirez consulter l’ensemble des avis d’expédition, supprimez le filtre en cliquant sur l’icône de suppression (1). Il est aussi possible de modifier le nombre d’élément par page (2) (par défaut 20 par page).

Préparer un avis d'expédition

Pour accéder à un avis d’expédition, cliquez sur la référence de bon de livraison concernée ou sur ‘non renseigné’ lorsqu’il n’est pas encore renseigné. Une fenêtre de saisie s’affiche à l’écran.

Pour démarrer la saisie de votre avis d’expédition dans l’encadré « INFORMATIONS GENERALES », saisissez la référence du bon de livraison « Référence de BL » (1), la possibilité de saisir une référence complémentaire est aussi possible (2), ainsi que de définir la mise à disposition pour les retraits de commande sur place (3) :

Lorsque la référence est saisie, cliquez sur le bouton ENREGISTRER situé en bas de la fenêtre, pour valider votre saisie.

Lorsque la référence est saisie, cliquez sur le bouton ENREGISTRER situé en bas de la fenêtre, pour valider votre saisie.
A l’issu de l’enregistrement, dans le panneau « DETAILS », la fonction COLISAGE est devenue disponible, pour chaque ligne d’article commandée par votre partenaire.

Saisir un colisage

Pour intégrer un article dans un colisage, cliquez sur le bouton COLISAGE situé en face de chaque article, à partir du panneau « DETAILS ». Un nouveau formulaire apparaît à l’écran, permettant d’indiquer la répartition unité logistique (UL) / unité consommateur (UC).

Pour un même article, il est possible de créer plusieurs colisages (et de fait, d’en supprimer), grâce aux boutons « SUPPRESSION » et « AJOUTER » disponible à droite de votre panneau « REPARTITION UL-UC » :

Exemple de répartition d’un même produit sur deux lots différents :

Remplacer un produit

Lorsqu’un produit commandé n’est pas disponible à l’expédition, il est possible de proposer une substitution de produit. Pour effectuer cette opération, cliquez sur le bouton . Une boîte de dialogue apparaît à l’écran :

A l’aide de la liste déroulante « Article de substitution », sélectionnez l’article de remplacement, ainsi que la quantité et valider avec le bouton AJOUTER. Ainsi il est possible de substituer le produit par plusieurs articles différents.

Préparer votre palettisation

Pour créer une nouvelle unité logistique de type « palette », cliquez sur le bouton  , situé dans le panneau « PALETTISATION ».

Une boîte de dialogue apparaît à l’écran :

• Dans le cas où l'on dispose de l'option de "palettisation standard", la boite suivante apparait, dans laquelle il possible de choisir :
  • Un plan de palettisation (avec les palettes standards créées au préalable) correspondant aux articles que vous souhaitez expédier, le plan de palettisation sera alors réalisé en fonction des informations connues (nombre de palette en fonction du nombre d'article...)
  • "Aucune" (1) afin de créer une nouvelle palette

• Sans l'option de palettisation standard, la boite de dialogue sera la suivante :

Lorsque les informations sont sélectionnées, et après avoir vérifié votre saisie, cliquez sur le bouton AJOUTER. La palettisation est automatiquement ajoutée sur l’écran de préparation. Vous pouvez ajouter autant de palettes que nécessaire.

Compléter votre palettisation

Après avoir cliqué sur le bouton AFFECTATION, une nouvelle fenêtre apparaît à l’écran. Vous y retrouverez toutes les informations concernant vos produits avec leur colisage.

Pour affecter les colis à la palette, il faut renseigner la colonne « Nombre UL sur UE » (1) avec la quantité correspondante. Cette saisie décrémentera la colonne « Restant à affecter » (2) ce qui permet de voir le restant à affecter.

Lorsque l’icône  s’affiche, cela signifie que pour chaque colisage créé, il reste des quantités à affecter sur la palette. Les informations telles que l’EAN UL et la DLC sont reprises, à l’issue de la création des colisages.

Les actions possibles à partir de cet écran sont :

• Bouton RETOUR
  • Retour sur l’écran de détaillé de l’avis d’expédition
• Bouton ENREGISTRER
  • Enregistrer l’affectation de la palette
• Bouton AFFECTATION AUTOMATIQUE
  • Permet d’affecter automatiquement les quantités restantes sur la palette
• Bouton ANNULER
  • Annuler les modifications qui viennent d’être faites

Lorsque tous les colisages créés sont affectés à la palette, cliquez sur ENREGISTRER.
Attention : si certains champs obligatoires ne sont pas saisis, des contrôles sont programmés sur l’interface :

Lorsque les champs obligatoires sont tous renseignés, cliquez sur ENREGISTRER. Pour revenir au détail de votre commande, cliquez sur le bouton « RETOUR A LA LISTE ». 

Envoyer votre avis d'expédition

Après avoir contrôlé l’ensemble des informations que vous avez saisis (colisages, conditionnements, nombre de palettes, etc..), cliquez sur le bouton « RECAPITULATIF » situé en bas de la fenêtre de saisie.

Le récapitulatif vous permet de visualiser la synthèse des informations liées à votre palette, de façon hiérarchique et structurée.

Il est possible de télécharger unitairement les étiquettes de chaque palette avec l’icône imprimante (1) ou de télécharger l’ensemble des étiquettes au format PDF avec le bouton « TELECHARGER LES ETIQUETTES » (2).

Pour envoyer l’avis d’expédition à votre partenaire, cliquez sur « GENERER L’AVIS D’EXPEDITION » (3).

Livraison partielle

Si vous devez effectuer une livraison partielle, le bouton « NON TRAITE » vous permet de réactiver l’avis d’expédition pour effectuer la livraison suivante.

Préparation des palettes standards

Les palettes standards peuvent être créées afin d'optimiser les préparations de commande. Ces palettes standards permettent de générer automatiquement la palettisation de produits identiques du même lot (elles restent modifiables manuellement au besoin).

Pour créer une nouvelle palette standard, il faut cliquer sur "CREER" (1).

Il faut ensuite renseigner les informations avant de cliquer sur "ENREGISTRER" (6) pour valider la création de cette palette standard.

Remarques :
Pour pouvoir ajouter un article sur une palette standard il faut que celui-ci soit créé dans les "Données de base", voir la documentation [EDI Express] - Données de base.

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